5 Tipps für das perfekte Event

Kongressen

Wer das perfekte Event hosten möchte, sollte einiges in die Vorbereitung stecken. Dazu gehört nicht nur die Planung des eigentlichen Events und dessen Ablaufs, sondern unter anderem auch das Einladen der Gäste. Das ist dank digitaler Technologien heute um einiges einfacher, als zu Zeiten der Papier-Einladungen. Online-Einladungen sind praktisch und zudem echt einfach zu erstellen. Kostenlose Website Vorlagen sind heute einfach zugänglich und können von jedem verwendet werden – egal ob technologie-affin oder nicht.
Beginnen wir aber von vorne: Hier kommen unsere Tipps, mit denen Sie ein perfektes Event veranstalten!

1. Frühzeitig um alles kümmern

Je früher Sie mit der Vorbereitung eines Events anfangen, desto sicherer können Sie sich über dessen erfolgreichen Ausgang sein. Das beginnt schon bei der Miete der Location: Beliebt Hochzeits-Venues zum Beispiel sind oft bereits Jahre im Voraus ausgebucht. Auch DJs und Bands gibt es nicht im Überfluss – wer also sicherstellen möchte, dass sein Wunsch-Gig noch verfügbar ist, sollte diesen so früh wie möglich buchen. Je eher alles gebucht ist und der Plan steht, desto mehr können Sie sich zudem als Veranstalter oder Host entspannen. Und auch die Gäste sollten Sie so früh wie möglich informieren und Einladungen verschicken. Das ist vor allem dann der Fall, wenn diese eine Anreise und/oder eine Unterkunft buchen müssen.

2. Gästeliste und Einladungen

Eine Veranstaltung ist oft nur so gut, wie die geladenen Gäste. Überlegen Sie sich im Voraus, wie viele Personen Sie einladen möchten. Bei größeren Events legen Sie am besten das Maximum fest, das Sie anhand der Budgetplanung abschätzen können. Je mehr Gäste Sie einladen möchten, desto mehr Platz benötigen Sie. Doch auch auf Faktoren wie die Verpflegung mit Essen und Getränken wirkt sich die Gästezahl natürlich aus. Überlegen Sie sich deshalb genau, wen Sie einladen möchten – vor allem bei kleineren Veranstaltungen kann sich die Erstellung der Gästeliste als Herausforderung herausstellen. Nach dem Festsetzen der Gäste sollten die Einladungen möglichst schnell verschickt werden. Eine Online-Einladung ist heute zeitgemäß und kann zudem cool gestaltet werden. Dafür können Sie sogar eine individuelle Website für das Event erstellen. Die enthält alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung und erlaubt es den Gästen, direkt online RSVP zu geben.

3. Musikwahl nicht unterschätzen

Die musikalische Untermalung ist ein wichtiger Aspekt bei einer jeden Veranstaltung. Sie sollte unbedingt auf den Anlass angepasst werden: Auf einem Kongress beispielsweise erwartet wohl niemand Discomusik und auf Hochzeiten wird eher selten Rock gespielt. Besonders bei Events wie Hochzeiten gibt es verschiedene Phasen. Während der Zeremonie wird es oft etwas ruhiger und romantischer, zum Essen läuft entspannte Lounge-Musik und abends Musik zum Tanzen. Werden Sie sich über den Ablauf des Festes klar und planen Sie die Musikwahl dementsprechend. Am wichtigsten ist, dass Sie sich über die Erwartungen und Wünsche Ihrer Zielgruppe klar werden. Dazu gehört zum Beispiel das Alter, aber auch Faktoren wie der kulturelle Hintergrund. Sie haben die Wahl zwischen einem DJ, einer Band oder einfach einer Spotify-Playlist, die Sie selbst erstellen. Stellen Sie sicher, dass Musikwünsche seitens der Gäste erfüllt werden – das kann oft die Stimmung heben.

4. Verpflegung ist wichtig

Essen und Getränke sind ein nicht selten unterschätzter Punkt bei allen möglichen Arten von Feiern. Welche Art von Essen serviert werden soll, entscheiden Sie als Host selbst. Achten Sie hier wiederum auf die Art des Events und die Vorlieben der geladenen Gäste, wenn Sie diese kennen. Zu einer Gartenparty etwa passt am besten ein Grillbuffet, bei einer Hochzeit darf es vielleicht ein gehobeneres Menü sein. Bei größeren Feiern oder wenn Sie nicht alle Gäste persönlich kennen, ist ein vielfältiges Menü am besten. Stellen Sie sicher, dass für jeden Geschmack etwas dabei ist – bedenken Sie dabei mögliche Allergien, Vegetarier, Veganer und ähnliches.

5. Welche Extras dürfen es sein?

Wer eine Veranstaltung plant, hat die freie Wahl. Sie entscheiden über den Zeitplan, die Programmpunkte und natürlich auch die Extras im Programm. Bestimmte Extras können Ihrem Event auf unterschiedliche Art und Weise zugutekommen:

Moderator: Bringt Ordnung in das Programm und zieht die Punkte zum richtigen Zeitpunkt durch.

Hostessen oder Hosts: Perfekt zur Begrüßung der Gäste, vor allem bei Firmenveranstaltungen, auf Kongressen oder Messen.

Spiele: Unterhalten die Gäste und können Feiern auflockern. Zudem praktisch, wenn etwas Leerlauf zwischen zwei anderen Programmpunkten besteht (z. B. auf Hochzeiten)

Candy-Bar: Erregt Aufsehen und macht sich zudem optimal als kleine Snack-Gelegenheit für zwischendurch.

Spezielle Lichteffekte, vielleicht sogar eine Discokugel: Besonders schön bei Festen, bei denen das Tanzen im Vordergrund steht. Doch auch Gartenfeiern am Abend profitieren von einem ausgefeilten Lichtkonzept (z. B. mit Lampions).

Welche Extras Sie am Ende in Ihr Event inkludieren möchten und können, hängt nicht zuletzt auch vom vorhandenen Budget ab.

Das perfekte Event, Schritt für Schritt

Jeder hat das Zeug dazu, eine super Veranstaltung zu planen und auszurichten. Wenn Sie an alle wichtigen Punkte denken und diese der Reihe nach abarbeiten, kann fast nichts mehr schiefgehen.

Und falls Sie sich doch etwas Unterstützung wünschen, wenden Sie sich einfach an uns. Als Eventagentur helfen wir Ihnen in allen wichtigen Bereichen weiter, die zu einer Veranstaltung dazugehören – von der Musik bis hin zum Catering.



Was ist im Preis inbegriffen?

Alles, was für einen erfolgreichen Auftritt benötigt wird, ist standardmäßig enthalten. Der Preis ist also all-inclusive und es fallen keine zusätzlichen Kosten an. Enthalten sind:

  • Geschirmte, professionelle Unterhaltung
  • Geld-zurück-Garantie
  • Reisekosten
  • Mehrwertsteuer
  • Ersatzunterhaltung im Krankheitsfall
  • Online-Wunschliste
  • Persönlicher Eventmanager
  • 24/7-Kundendienst
  • Montage und Demontage (falls erforderlich)
  • Licht- und Tontechnik (falls erforderlich)
  • Andere notwendige Ausrüstung (falls erforderlich)
Wie wird der Preis bestimmt?

Der Preis hängt hauptsächlich von den folgenden Faktoren ab:

  • Die gewünschte Dauer der Aufführung
  • Die Reisezeit und die Reisekosten
  • Erforderliche Licht- und/oder Tontechnik
  • Etwaige Warte- und Vorbereitungszeit
  • Die Gruppengröße
  • Vertrautheit mit dem Gesetz.

Letztlich ist jede Partei einzigartig. Daher besprechen wir Ihre Anforderungen gerne im Voraus und können Ihnen ein entsprechendes maßgeschneidertes Angebot unterbreiten.

Wie wird die Qualität der Unterhaltung garantiert?

Ein speziell geschultes Team prüft unser Unterhaltungsangebot vorab. Dabei betrachten wir folgende Punkte:

  • Erfahrung,
  • Ausbildung,
  • Preis-Qualitäts-Verhältnis,
  • Repräsentativität,
  • Originalität
  • Zuverlässigkeit bei der Einhaltung von Terminen.

Was wir sonst noch tun:

  • Alle Künstler werden durch Demos und Live-Auftritte vorgestellt.
  • Persönliche Vorstellung, bevor die Akteure im Namen von Evenses auftreten können
  • Unsere Unterhaltung hat auch ein Online-Portal, wo sie alle Informationen und Anforderungen Ihrer Buchung jederzeit einsehen können
  • Wir rufen vor der Buchung an und schicken eine SMS, um die Unterhaltung zu überprüfen.
  • Wir arbeiten nur mit Unterhaltungsprogrammen, hinter denen wir selbst stehen und die unseren Qualitätsstandards entsprechen. In allen anderen Fällen erscheinen sie nicht auf unserer Website.
  • Da wir seit fast 15 Jahren im Geschäft sind, haben wir eine gute langfristige Beziehung zu fast allen unseren Unterhaltungspartnern.
Wie läuft eine Buchung ab?

Unsere Aufgabe ist es, Sie vollständig zu entlasten, damit Sie am Ende eine erfolgreiche Party feiern können. So gelingt Ihnen eine erfolgreiche Party:

  1. Schauen Sie sich unsere Website an und wählen Sie die Unterhaltung, die Ihnen gefällt. Schwierige Wahl? Kontaktieren Sie unser Team und wir helfen Ihnen, die richtige Option zu finden
  2. Sie erhalten ein unverbindliches Angebot. Passt es nicht ganz zu Ihren Bedürfnissen? Lassen Sie es uns wissen, und wir werden versuchen, es anzupassen. Ist der Vorschlag nach Ihrem Geschmack? Dann können Sie angeben, dass Sie buchen möchten.
  3. Sie können Ihre Wünsche und andere Angaben online übermitteln. Wir werden eine Vereinbarung treffen und eine Rechnung ausstellen. Dieser kann online bezahlt und unterzeichnet werden. Wir planen alle Unterhaltungsprogramme korrekt. Wir werden uns kurz vor der Buchung mit Ihnen in Verbindung setzen.
  4. Wir sind bereit. Wir werden dafür sorgen, dass es ein erfolgreiches Ereignis wird!
Wie kann ich kündigen?

Möchten Sie unerwartet kündigen? Bitte kontaktieren Sie uns, wir werden dann versuchen, das Problem so gut wie möglich zu lösen, sowohl für Sie als auch für die von Ihnen gebuchte Veranstaltung. In der Regel finden wir im Gespräch die beste Lösung.

Dies ist unsere Standard-Stornierungspolitik:
Nachdem Sie Ihre Buchung bestätigt haben, haben Sie 14 Tage Bedenkzeit. Sie können dann kostenlos und ohne Angabe von Gründen stornieren. Dies gilt nur für Buchungen, die am Tag der Buchung länger als 45 Tage zurückliegen.

Wenn die Bedenkzeit abgelaufen ist oder die Buchung innerhalb von 45 Tagen erfolgt, berechnen wir eine Stornogebühr. Sie können bei der Buchung einen Stornierungsschutz für 6,8 % des Buchungsbetrags abschließen.

Ohne Kündigungsschutz kündigen:
20% bis zu 90 Tage oder mehr vor der Buchung
40% bis zu 31 Tage vor der Buchung
60% bis zu 14 Tage vor der Buchung
80% bis zu 7 Tage vor der Buchung
100% bis zu 0 Tage vor der Buchung

Stornierung mit Kündigungsschutz:
bis zu 90 Tage vor der Buchung
20% bis zu 31 Tage vor der Buchung
30% bis zu 14 Tage vor der Buchung
40% bis zu 7 Tage vor der Buchung
50% bis zu 0 Tage vor der Buchung
+
Bei flexibler Stornierung kann der Kunde, wenn der Anbieter zustimmt, das Buchungsdatum einmal kostenlos verschieben.

Bei bekannten Künstlern halten wir uns an die Stornobedingungen, wie sie bei dieser Partei gelten.

Wie erfolgt die Bezahlung?

Sie können Ihre Zahlung über unsere sichere Online-Umgebung vornehmen. Wir nutzen dafür den Zahlungsanbieter Mollie. Sie können aus allen gängigen Zahlungsarten wählen.

  • Ideal
  • Banküberweisung
  • Kreditkarte
  • PayPal
  • Apple Pay
  • Sofort-Banking
  • Kontakt zur Bank
  • KBC/CBC-Bezahltaste
  • Belfius Pay Button

Sie können die folgenden Zahlungsbedingungen wählen:

  • 100% Anzahlung im Voraus
  • 50% bei Buchung, die restlichen 50% 14 Tage vor der Buchung
    Nur für Unternehmen:
  • Zahlung 30 Tage nach der Buchung (2,9% Aufschlag)
  • Zahlung 60 Tage nach der Buchung (6,8% Aufschlag)
Was ist, wenn meine Party wegen Corona nicht stattfinden kann?

Sie möchten ein Unterhaltungsprogramm buchen, sind sich aber nicht sicher, ob Ihr Partytermin stattfinden kann? Bei uns können Sie Ihre Buchung jederzeit kostenlos umbuchen, wenn Ihre Feier aufgrund von staatlichen Maßnahmen nicht stattfinden kann. Wir bieten diese Garantie völlig kostenlos an!

Was ist, wenn der Entertainer nicht in letzter Minute auftreten kann?

Wir haben immer eine Backup-Option zur Verfügung. Unser Team ist 24 Stunden am Tag erreichbar. Sollte das von Ihnen gebuchte Unterhaltungsprogramm aufgrund höherer Gewalt nicht stattfinden können, werden wir alles in unserer Macht Stehende tun, um es zu ermöglichen. Da wir über ein so großes Netzwerk verfügen, haben wir immer Erfolg.

Garantierte Qualität
Persönlicher Service
Auftrittsgarantie
Erfahrung mit 10.000+ Events
Auch eine erfolgreiche Party?

Unabhängig von Ihrer Veranstaltung oder Feier sind wir hier, um Ihren besonderen Tag zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen.

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