Arbeiten Sie für ein Unternehmen, das Konferenzen und andere Großveranstaltungen organisiert? Wird es im nächsten Jahr eine große Veranstaltung geben, für die Sie etwas Besonderes machen wollen? Haben Sie schon einmal daran gedacht, einen Kongress mit Hilfe einer erfahrenen Eventagentur wie Evenses zu buchen?
Wir sind in Deutschland als eine der besten Adressen bekannt, wenn es um die Organisation von Feiern und Veranstaltungen sowie um die Buchung und Bereitstellung aller Arten von Unterhaltung und damit verbundenen Dienstleistungen geht. Von kleinen lokalen Kongressen bis hin zu umfangreichen Kongressen für internationale Besucher - wir haben die Dienstleistungen, die Kontakte und die Erfahrung, um Ihnen bei der Organisation des perfekten Kongresses zu helfen.
Eine helfende Hand bei der Organisation eines Kongresses ist im Allgemeinen sehr nützlich, besonders wenn Sie selbst noch nie einen Kongress organisiert haben. Das bedeutet jedoch nicht, dass wir für Menschen, die bereits mehrere Kongresse abgehalten haben, keinen Mehrwert bieten können, denn als Veranstalter kann noch eine ganze Menge auf Sie zukommen. Oft ist es so, dass je größer oder umfangreicher der Kongress ist, desto mehr Elemente zu berücksichtigen sind und desto komplexer können diese Elemente werden. Als Organisator sind Sie letztendlich für alles verantwortlich, von der Verwaltung des Zugangs und der Organisation der Logistik bis hin zur Verpflegung und Unterhaltung der Anwesenden.
Wenn Sie bei uns buchen, können wir Ihnen helfen, Ihre Arbeit zu erleichtern. Auf diese Weise wird es einfacher, den Überblick zu behalten. Denken Sie zum Beispiel daran, sich um eine einfache Verpflegung für die Besucher des Kongresses zu kümmern. Wir könnten einen oder mehrere Speisewagen auf oder außerhalb des Kongressgeländes aufstellen. Ein weiteres Beispiel wäre, Ihnen bei der Buchung und Einrichtung zuverlässiger Bühnen und der dazugehörigen Ausrüstung, wie zum Beispiel Licht- und Toninstallationen, behilflich zu sein.
Die Organisation eines Kongresses muss nicht schwierig sein. Trotz allem ist es im Allgemeinen eine gute Idee, die Hilfe eines Unternehmens in Anspruch zu nehmen, welche jahrelange Erfahrung mitbringt. Evenses verfügt über ein umfangreiches Portfolio an Dienstleistern, Live-Acts und anderen Optionen, die auf den meisten Kongressen nicht fehlen sollten. Wir freuen uns, Ihnen mit unserem Fachwissen und unserer Erfahrung zu helfen, den perfekten Kongress zu organisieren.
Unsere Unterhaltungsspezialisten sind sieben Tage in der Woche über das Angebotsformular auf unserer Website, per E-Mail oder telefonisch erreichbar. Wenn Sie das Angebot zunächst selbst erkunden möchten, können Sie unsere Suchmaschine nutzen, um Ihre Suche etwas zu erleichtern. In Kombination mit anderen Materialien, die Sie im Internet finden, können Sie sich einen ersten Eindruck von den verfügbaren Möglichkeiten für alle Arten von Kongressen verschaffen. Um Ihnen bei der Organisation Ihres Kongresses ein wenig weiter zu helfen, werden wir auch einige Dinge auflisten, auf die Sie bei der Organisation eines Kongresses achten sollten, sowie einige Tipps, um Ihren Kongress zu einer erfolgreichen Veranstaltung zu machen.
Was ist bei der Organisation eines Kongresses zu beachten?
Natürlich hängt alles davon ab, welche Art von Kongress Sie organisieren wollen. Wenn Sie mit Evenses buchen, sind Sie nicht auf sich allein gestellt und haben jederzeit eine Ansprechperson. Allerdings trägt der Organisator trotzdem eine große Verantwortung, weshalb wir Elemente aufgelistet haben, welche beachtet werden müssen.
Die Größe des Standortes
Das mag logisch klingen, aber Sie wären überrascht, wie viele Kongresse an Orten stattfinden, die für die Größe der Veranstaltung und die Besucherzahl zu klein oder zu groß sind. Es ist sehr wichtig, eine gute Vorstellung davon zu haben, wie viele Personen Sie auf dem Kongress erwarten können, denn so wissen Sie, welche Orte am besten zu ihrer Veranstaltung passen. Ein zu kleiner Raum ist aus offensichtlichen Gründen ein Problem, sowohl als auch die Buchung eines zu großen Ortes, kann zu negativen Auswirkungen führen. Dies ist nicht nur eine Geldverschwendung, sondern vermittelt auch das Bild eines schlecht besuchten Kongresses.
Gute Infrastruktur
Vor allem bei größeren Kongressen, bei denen eine große Anzahl von Gästen erwartet wird, ist es von Bedeutung, Öffentliche Verkehrsmittel oder Parkplätze in unmittelbarer Nähe des Standorts zu haben. Vorteilhaft ist, dass sich viele für größere Kongresse geeignete Standorte, oft an gut angebundenen und leicht zugänglichen Punkten befinden.
Prüfen Sie den Kalender
Einer der ersten Meilensteine bei der Organisation eines Kongresses ist einen passenden Termin zu finden. Unser spezialisiertes Personal kann Ihnen helfen, das perfekte Datum zu finden, den dies ist von mehreren Faktoren abhängig. Es ist zum Beispiel nützlich zu wissen, welche anderen Kongresse und Großveranstaltungen etwa zur gleichen Zeit stattfinden würden, da dies dazu führen kann, dass die Infrastruktur rund um Ihren Konferenzort abstürzt und die Preise zum Beispiel für Flüge und Hotelzimmer steigen. Darüber hinaus ist es in vielen Fällen ratsam, den Kongress nicht am Wochenende oder während eines Feiertags stattfinden zu lassen, da viele Menschen die Teilnahme an Kongressen immer noch als Arbeit betrachten.
Einige Tipps für die Organisation eines gelungenen Kongresses
Während sich der vorherige Teil hauptsächlich auf grundlegende Elemente bezieht, die Sie bei der Organisation unbedingt beachten müssen, gehen wir in diesem Abschnitt etwas tiefer auf die Dinge ein, die Sie tun können, um Ihrer Veranstaltung das gewisse Extra zu geben. Schließlich wollen Sie als Organisator, dass Ihr Kongress einzigartig wird.
Finden Sie ein geeignetes Thema für den Kongress
Auf einem Kongress möchte man bei den Besuchern ein Gefühl der Zusammengehörigkeit erzeugen, und ein passendes Thema kann dabei helfen. Welches Thema zu dem von Ihnen geplanten Kongress passt, hängt natürlich sehr stark von der Branche und Ihrer Firma ab. Das Thema "Gemeinsam stärker" wird häufig verwendet und ist eine Erfolgsgarantie.
Holen Sie sich Fachwissen ins Haus
Wie bereits erwähnt kann bei der Organisation eines Kongresses vieles auf Sie zukommen, und zwar oft zur gleichen Zeit. Scheuen Sie sich also nicht davor, Aufgaben aufzuteilen und diese an Andere abzugeben. Beispielsweise können Sie einen Marketingspezialisten oder einen Verwaltungsassistenten einstellen, welche Ihnen zur Seite stehen. Evenses Auf diese Weise kann Evenses Ihnen helfen, eine Konferenz zu buchen.
Entspannen ist auch wichtig
Schließlich ist es auch wichtig, den Besuchern ein wenig Abwechslung zu bieten. Bei den meisten Kongressen handelt es sich um wichtige Veranstaltungen, bei denen die Gäste zum Arbeiten, Lernen und Netzwerken kommen, aber das bedeutet nicht, dass man ihnen nicht auch etwas Spaß bieten kann. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Zaubershow während dem Abendessen oder einem Speisewagen mit Süßigkeiten am Eingang?
Was Evenses für Sie tun kann
Als Spezialist für Veranstaltungsplanung und Unterhaltung arbeiten wir mit einem breiten Portfolio von Dienstleistern zusammen, die für alle Arten von Kongressen geeignet sind; von kleinen, lokalen Veranstaltungen bis hin zu sehr umfangreichen Kongressen, die von Menschen aus aller Welt besucht werden. Ob Sie für Ihre Branche einen regionalen Kongress mit einem Catering-Service, oder einen großen Kongress in einer riesigen Halle organisieren möchten, Evenses hilft Ihnen gerne, die idealen Optionen für Ihre Veranstaltung zu finden und zu buchen.
Sie möchten einen Kongress für Ihr Unternehmen organisieren? Sobald Sie Ihren Kongressort und Datum gefunden haben, ist es wichtig, das Kongressprogramm oder die Kongressplanung aufzustellen. Es ist oft der Fall, dass auf einem Kongress irgendeine Art der Unterhaltung vorhanden ist. Sie können zum Beispiel eine Band, ein Orchester oder einen Sänger buchen. Auch können Sie einen Moderator oder einen Act von uns für Ihren Kongress engagieren. Wir von Evenses helfen Ihnen gerne dabei, die passende Unterhaltung für Ihre Veranstaltung zu finden. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Suchen Sie speziell nach Hintergrundmusik, die zum Beispiel von einer Jazzband, einem Duo, Trio, Orchester oder Solisten bereitgestellt wird? Oder suchen Sie einen spektakulären Eröffnungs- oder Schlussakt, wie eine Feuershow, eine Robotershow, eine Tanzshow oder Akrobatik? All dies kann bei Evenses arrangiert werden.
Mieten Sie Ihr Orchester, Ihren Pianisten, Ihre Band oder Ihre Tanzshow für Ihren Kongress
Haben wir Ihr Interesse geweckt und möchten Sie sich nun über unsere Unterhaltungsmöglichkeiten erkunden? Dann melden Sie sich bei uns! Bei Evenses sind Sie an der richtigen Adresse, wenn es um Unterhaltung Ihrer Konferenz, Tagung oder Ihres Kongresses geht. Evenses bietet immer ein passendes Produkt an.
